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Was ist virtuelle Teamarbeit?

Virtuelle Teamarbeit wird definiert als Arbeit in einem Team, dessen Mitglieder räumlich oder global voneinander getrennt sind und hauptsächlich über digitale Medien miteinander kommunizieren. Diese neue Arbeitsform verlangt gewisse Kompetenzen der Teammitglieder und Führungskräfte in Bezug auf die dezentrale Organisation und Kommunikation. Räumliche, zeitliche und organisatorische Grenzen werden durch virtuelle Teamarbeit gelockert.

Überblick

Virtuelle Teamarbeit gewinnt in Zeiten der Digitalisierung an Bedeutung. Im Folgenden werden einige Vorteile dieser Arbeitsform vorgestellt. Besonders für Unternehmen, die bereits vermehrt digital arbeiten, bietet das Arbeitsmodell Chancen. Mit einer gewissen Planung und Kommunikationsfähigkeit kann virtuelle Teamarbeit Projekte bereichern. Die bestimmten Führungsqualitäten und Fähigkeiten der Teammitglieder, die nötig sind, werden weiter unten aufgeführt.

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Vorteile virtueller Teamarbeit

Produktivität

Virtuelle Teamarbeit kann die Produktivität erhöhen, da nicht nur sequenziell, sondern simultan gearbeitet werden kann.

Transparenz

Da relevante Informationen und Dokumente digital für das gesamte Team zugänglich sind, ist jedes Mitglied jederzeit auf dem gleichen Stand – das verbessert die Arbeitsqualität.

Flexibilität

Das Team kann ausschließlich aufgrund von für das Projekt nötigen Kompetenzen zusammengestellt werden, für die Teamzusammenstellung gibt es geringere zeitliche, örtliche oder organisatorische Einschränkungen.

Kosteneinsparung

Durch die virtuelle Zusammenarbeit können Reisekosten und -wege für Mitarbeiter gespart werden. Zudem könnten etwaige Bürokosten dadurch reduziert werden. 

Dokumentation

Der Arbeitsprozess wird kontinuierlich digital gespeichert und dokumentiert, neue Teammitglieder können einfacher eingearbeitet werden.

Globale Präsenz

Das Team kann von unterschiedlichen Orten aus arbeiten und dabei auch Märkte vor Ort besser bedienen, durch den direkten Kontakt zum Zielmarkt. 
Virtuelle Teamarbeit

Was sind die Kompetenzen einer virtueller Führungskraft?

Um virtuelle Teamarbeit erfolgreich zu nutzen, benötigt die Führungskraft neben technischen Fähigkeiten auch sogenannte Softskills, um das Team ohne direkten persönlichen Kontakt zufriedenstellend führen zu können.

Wichtig ist es, dem Team trotz räumlicher Distanz und eventueller kultureller Unterschiede ein Teamgefühl zu vermitteln – dies gelingt mithilfe von gezielten Techniken und gewissen Kompetenzen des Teamleiters. Virtuelle Teamentwicklungsmaßnahmen stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl. Besonders in internationalen Teams ist eine interkulturelle Kompetenz des Leiters gefragt, er ist flexibel und offen gegenüber anderen Herangehensweisen. Zum anderen ist es wichtig, das Team zu motivieren und die rege Beteiligung und Selbstständigkeit der einzelnen Mitglieder im Arbeitsprozess zu fördern.

Vertrauen ist bei virtueller Teamarbeit entscheidend, der Aufbau und Erhalt sollten deshalb einen hohen Stellenwert haben. Da in virtuellen Teams hauptsächlich verbal kommuniziert wird, fehlt die non-verbale Kommunikation – Missverständnisse können auftreten. Teamleiter sollten sich dessen bewusst sein und gemeinsam mit dem Team Regeln aufstellen, um Kommunikationsprobleme zu vermeiden. Bei virtuellen Konferenzen ist ein gewisses Maß an Planung und effektiver Durchführung gefordert, das technische Know-how ist dabei essenziell. Der Teamleiter fungiert als Vorbild bei der Nutzung digitaler Kommunikationsmaßnahmen und wählt zusammen mit den Teammitgliedern passende Medien aus. Ein Teamleiter muss außerdem die unterschiedlichen Charaktere des virtuellen Teams gut kennen und den Einfluss der Heterogenität auf die Teamdynamik einschätzen können.

Virtuelle Teamarbeit

Das sind die Erfolgsfaktoren für virtueller Teamarbeit

Funktionierende Technik
Besonders wichtig ist es, dass sich die Teammitglieder bei virtueller Teamarbeit auf einwandfreie Technik verlassen können. Das Internet sollte schnell und möglichst ohne Störungen funktionieren. Bei virtuellen Konferenzen müssen Ton und Bild stabil sein, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Die Teammitglieder brauchen außerdem ein gutes Verständnis für Technik – so können sie bei Problemen selbst eingreifen.

Struktur, Ziele und Regeln
In einem Team, das sich nicht spontan mündlich absprechen kann, sollte es klare Regeln in Bezug auf die Arbeitsprozesse geben. Das Team muss gemeinsam ausarbeiten, wie Feedback gegeben werden soll, über welche Medien kommuniziert wird, wie Verantwortlichkeiten verteilt sind – all das sollte vorab besprochen werden, um Unklarheiten vorzubeugen. Ein regelmäßiger Termin für das gesamte Team, bei dem aktuelle Anliegen besprochen werden, fördert den Zusammenhalt und bringt alle auf den neuesten Stand.

Arbeit auf Vertrauensbasis
Bei virtueller Teamarbeit kann niemand die genaue Arbeitszeit kontrollieren, es zählen die Ergebnisse. Die Mitarbeiter haben deshalb eine hohe Eigenverantwortlichkeit, der Teamleiter sollte ihnen vertrauen. Positives Feedback unterstützt das Vertrauen und fördert die Arbeitsmotivation.

Teammitglieder, die virtuelle Teamarbeit schätzen
Bei einem virtuellen Team, bei dem jedes Mitglied allein vor dem Computer sitzt, anstatt die Kollegen täglich persönlich zu treffen, braucht es Mitarbeiter, die diese Arbeitsform schätzen und eine hohe Affinität zum digitalen Arbeiten haben. Technisches Know-how und der Wille, häufig digital zu kommunizieren, sind deshalb Grundvoraussetzungen für Teammitglieder. Selbstorganisation, das Entwickeln eigener Lösungen und die Fähigkeit, Beruf und Privatleben zu trennen, sind wichtige Eigenschaften, um zufrieden in einem virtuellen Team zu arbeiten.

Raum für Persönliches schaffen
Der zwischenmenschliche Kontakt, der bei klassischen Teams durch Gespräche in der Mittagspause oder an der Kaffeemaschine entsteht, sollte auch bei virtuellen Teams ermöglicht werden. Zum Beispiel durch einige Minuten Smalltalk vor der geplanten Besprechung oder durch unregelmäßige, persönliche Treffen mit allen Teammitgliedern.

Virtuelle Teamarbeit

Zusammenfassung

Die Digitalisierung bietet Chancen für Unternehmen, neue Arbeitsprozesse zu etablieren – virtuelle Teamarbeit kann eine Form davon sein. Menschen können unabhängig vom Wohnort als Team zusammenarbeiten, Fähigkeiten werden optimal für Projekte genutzt.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist der Führungsstil bei virtuellen Teams entscheidend. Teamleiter sollten deshalb ihr Team genau kennen, Zeit ins Projektmanagement investieren und die Erfolgsfaktoren beachten. So können Unklarheiten und Ineffizienz vermieden werden und die virtuelle Teamarbeit ist von Erfolg geprägt.