Virtuelle Teams führen: 6 Erfolgsfaktoren und 3 grundlegende Fehler

Posted by Anna Herch on 11.04.2017 15:54:09

Neue, nicht mehr an einen Ort gebundene Formen der Zusammenarbeit entstehen. Immer häufiger auch über Unternehmensgrenzen weg. Durch die zunehmende Globalisierung und den vermehrten Einsatz von IT-Technologien nimmt vor allem das Arbeiten in virtuellen Teams immer mehr an Bedeutung zu. Das fordert vor allem Führungskräften viel ab. So gelingt die erfolgreiche Führung virtueller Teams:


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Unternehmen haben heute immer größere Schwierigkeiten qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Besonders kleinere Unternehmen sind auf Freiberufler oder den internationalen Talent-Pool angewiesen. In Zukunft wird es also immer natürlicher sein, dass ein Team nicht zusammen in einem Büro, sondern über die ganze Stadt, das ganze Land oder die ganze Welt verteilt sitzt. Doch egal ob sich die Mitarbeiter nun im 50 Kilometer entfernten Home Office oder in einer Bürogemeinschaft in Singapur befinden: die virtuelle Teamarbeit ist immer auch mit Schwierigkeiten verbunden. Wie gelingt hierbei also ein effizienter virtueller Austausch, um im Team erfolgreich zu arbeiten?

Die Erfolgsfaktoren - Das sollten die Voraussetzungen für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit sein

1. Funktionierende Technik

Die technische Ausstattung muss einwandfrei funktionieren. Denn wenn bei jedem virtuellen Meeting der Ton ruckelt oder beim Datei-Upload das Internet zusammenbricht, kann niemand gut arbeiten. Angestellte in Deutschland vertrödeln jedes Jahr rund 20 Arbeitstage, weil sie sich mit der Technik in ihrem Unternehmen herumärgern. Das ist bei klassischen Teams bereits ärgerlich genug. Doch wer bei seiner Arbeit auf digitale Kommunikation angewiesen ist, muss sich auf eine funktionierende Technik verlassen können. Ansonsten steigt die Frustration unter den Mitarbeitern. Wenn die Technik nicht funktioniert, kann ein virtuelles Team nicht arbeiten.

2. Klare Ziele und Regeln

Wer ein virtuelles Team führen möchte, muss klare Ziele und Regeln aufstellen. Denn wer sich nicht zwischen Tür und Angel besprechen kann, muss Termine, Absprachen und Deadlines unbedingt einhalten.

Im gesamten Unternehmen sollte außerdem eine ausgeprägte Feedback-Kultur herrschen. Das gilt sowohl für die Mitarbeiter, als auch für den Chef, der auch Kritik seiner Mitarbeiter annehmen muss.

Sprechen Sie daher ab, wer welche Aufgaben übernimmt und wie der Fortschritt eines Projekts gemessen wird. Die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder sollten genauestens festgelegt sein, denn Unklarheiten verlangsam die virtuelle Teamarbeit. Jedes Teammitglied sollte wissen, wann und wie er die anderen erreichen kann. Außerdem sollte allen Teammitgliedern klar sein, wer an wen berichtet, wen informiert und wer auf welche Dateien Zugriff hat.

Auch feste tägliche oder wöchentliche Termine, bei denen sich das ganze Team virtuell trifft, helfen die Arbeit im Team zu strukturieren. Virtuelle Teams brauchen klare Regeln und feste Absprachen.

3. Genügend Vertrauen

Doch obwohl es eindeutige Regeln und klare Ziele braucht, gilt der Grundsatz: Vertrauen statt Kontrolle. Denn Mitarbeiter im Home Office müssen eigenverantwortlicher handeln, als Mitarbeiter, deren Chef im Büro nebenan sitzt. Und wenn sich der Chef die ganze Zeit fragt, ob seine Mitarbeiter wirklich fleißig sind, kommt er selbst nicht mehr zum arbeiten.

Auch ausreichend Lob darf auf die Distanz nicht zu kurz kommen. Führungskräfte sollten sich Mühe geben regelmäßig positives Feedback zu geben. Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Orten sitzen, braucht es vor allem Vertrauen.

4. Die richtigen Mitarbeiter

Für den Erfolg eines Remote-Teams ist nicht nur der Chef entscheidend. Denn nicht jeder Mensch ist gleichermaßen für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams gemacht. Zum einen braucht es natürlich eine hohe digitale Affinität. Wer keine Lust hat, sich mit Webkonferenzen und Projektmanagement-Tools auseinanderzusetzen, der sollte vielleicht doch an einem klassischen Arbeitsplatz im Büro sitzen. Zum anderen ist ein hohes Maß an digitalem Know-How noch kein Erfolgsschlüssel für die Zusammenarbeit. Remote-Arbeiter haben häufig mit Einsamkeit zu kämpfen und tun sich schwer damit, Beruf und Privatleben zu trennen. Sie stehen unter dem Druck der ständigen Verfügbarkeit.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es entscheidend, dass alle Teammitglieder gern und viel miteinander kommunizieren. Sie sollten Spaß daran haben, sich im Chat einzuloggen und den Kontakt zu den anderen Kollegen zu suchen. Wenn alle Teammitglieder alleine an ihrem Schreibtisch brödeln, wird es nur schwer eine effektive Zusammenarbeit geben. Chefs sollten daher schon im Bewerbungsprozess darauf achten, ob der potenzielle Mitarbeiter für die virtuelle Zusammenarbeit geeignet ist. Remote-Teams brauchen Mitarbeiter, die eigene Lösungen entwickeln und trotzdem den engen Kontakt zu ihren Kollegen suchen.

5. Hin und wieder auch einmal persönlich treffen

Um Vertrauen aufzubauen, ist es wichtig sich wenigstens einmal in die Augen zu schauen. Wenn es also irgendwie machbar ist, sollten Sie Ihr Team zu Projektbeginn oder einem anderen Termin zusammenbringen. Organisieren Sie ein Kick-Off-Event oder schmeißen Sie z. B. eine Feier für das Team. Hauptsache es wurde einmal die Hand hinter dem Slack-Profilbild geschüttelt, zusammen gelacht und etwas gegessen. Sobald etwas Vertrauen aufgebaut ist, funktioniert die Kommunikation über Kilometer hinweg gleich besser. Hin und wieder alle Teammitglieder an einen Ort zu bringen ist zwar teuer - die Investition wird sich aber lohnen.

6. Raum für informellen Austausch

Remote-Teams fehlt der Plausch neben der Kaffeemaschine und das gemeinsame Feierabendbier. Eine gemeinsame Slack-Gruppe und ein wöchentliches Meeting mit Skype machen aus verstreuten Mitarbeitern noch lange kein Team. Chefs von Remote-Teams müssen daher genügend Raum für informellen Austausch schaffen.

Planen Sie beispielsweise bei Web-Meetings einige Minuten Zeit für Smalltalk ein. Wie war das Wochenende? Wohin geht der nächste Urlaub? Was gab es zu Mittag? Alle Themen, die vor einem normalen Meeting bequatscht werden, können auch bei Skype besprochen werden.

Auch im Chat sollte es Raum für den netten Plausch nebenher oder Lustiges aus dem Internet geben. Wenn Sie ein Wiki nutzen, könnte jeder Mitarbeiter ein Profil mit beispielsweise einem Foto,  den Hobbies und der Lieblingsfarbe anlegen. Das schlägt eine kleine Brücke zwischen dem Beruflichen und dem Privaten.

Wenn Sie kurz vor einer Deadline für alle eine große Pizza ins Büro bestellen würden, tun Sie das auch für Ihr Remote-Team. Pizza Hut gibt es schließlich auch in Singapur. Auch virtuelle Teams müssen sich über Informelles austauschen können. Das ist die Grundlage für ein Teamgefühl.


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3 grundlegende Fehler - Wie Sie ein virtuelles Team führen und trotzdem nicht auf Distanz gehen

1. Unglaubliche Vielfalt an Tools und Anwendungen

Es existieren tausende Kollaborations- und Kommunikations-Tools auf dem Markt. Und jedes Programm kann etwas, das ein anderes Programm nicht kann. Es könnte zu einem großen Problem werden, ohne eine genaue Strategie loszulegen und sich spontan für irgendwelche Anwendungen zu entscheiden.

Es lässt sich nicht einfach so sagen, welches Programm das Beste für Sie ist. Wenn die verschiedenen Tools allerdings nicht ineinandergreifen oder sich nicht in die bestehende IT-Systemarchitektur integrieren lassen, entsteht schnell Chaos. Die Folgen: ineffiziente Zusammenarbeit und Frustration. Über vollständige Collaborations-Lösungen verfügen bisher nur die wenigsten Unternehmen.

Wir haben Ihnen in diesem Blogartikel z. B. die besten Marketing All-in-one Lösungen zusammengestellt.

2. Fehlende Unterstützung durch das Unternehmen

Stehen Sie vor der Entscheidung ein Remote-Team zu führen, sollten Sie sich darum bemühen, dass das gesamte Unternehmen hinter der Entscheidung steht. Wenn nur ein Teil des Teams im Home Office und der Rest der Mannschaft im Büro sitzt, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die virtuelle Zusammenarbeit wollen und unterstützen. Denn es kann anstrengend werden.

Auf der Management-Ebene muss klar sein, dass auch Investitionen nötig sein werden: bessere Technik, neue Programme sowie Flug- und Bahntickets. Und auch die anderen Mitarbeiter des Teams müssen hinter den Remote-Mitarbeitern stehen. Bei Telefonkonferenzen darf niemand vergessen werden und wenn die Bahn Verspätung hat muss ein Termin mal verschoben werden.

3. Unzureichendes Onboarding und Einarbeitung

Besonders bei Remote-Mitarbeitern sollten Sie sich Gedanken über das Onboarding und die Einarbeitung machen. Sie sollten äußerst organisiert vorgehen und in der Anfangszeit regelmäßig Support bieten. Bereiten Sie Trainingsmaterialien vor und sammeln Sie alle wichtigen Informationen an einem virtuellen Ort, zu dem jeder Zugriff hat.

Geben Sie Ihren neuen Remote-Mitarbeitern das Gefühl, das sie jederzeit und alles nachfragen können. Insbesondere am Anfang muss ein enger Kontakt zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern bestehen. 

 

Fazit:

Wer ein Remote-Team leitet, muss sich ganz besondere Gedanken über seinen Führungsstil machen. Doch ein virtuelles Team muss kein Hindernis für erfolgreiche Projekte sein. Wenn die Voraussetzungen stimmen, kann eine virtuelle Zusammenarbeit sogar besser funktionieren.

Topics: Digital Leadership